Hàm Subtotal trong Excel – Thống kê data- Có ví dụ chi tiết

/ tinhocdaiduong / 21/09/2023

Hàm Subtotal trong Excel là một công cụ rất hữu ích giúp tính toán và tổng hợp dữ liệu dựa trên một hoặc nhiều điều kiện nhất định. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ hơn về cách sử dụng chức năng SUBTOTAL và ứng dụng của nó trong Excel nhé!

Giới thiệu hàm Subtotal trong Excel

Sử dụng chức năng Subtotal sẽ giúp bạn:

Tự động tính tổng cộng, tính trung bình, đếm số lượng… theo nhóm dữ liệu
Tổng hợp, phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác
Giảm thiểu sai sót trong việc tính toán thủ công
Tiết kiệm thời gian thay vì phải tính toán lại nhiều lần

công dụng của chức năng subtotal — Công dụng của chức năng Subtotal

Cách sử dụng hàm Subtotal trong Excel

Yêu cầu: Thống kê Doanh thu, Số lượng theo từng Tháng và từng Quận

bài tập ứng dụng chức năng subtotal — Bài tập ứng dụng chức năng Subtotal

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu để sử dụng hàm Subtotal trong Excel

Dữ liệu cần được sắp xếp theo nhóm. Ở đây chúng ta dùng Sort để thống kê theo thứ tự Tháng và Quận.

Quét khối bảng dữ liệu > Thẻ Data > Sort > Add Level > Chọn tiêu chí Sort (như hình) > OK

chức năng subtotal trong excel — *Bước 1 Chuẩn bị dữ liệu*

Và kết quả bảng dữ liệu sẽ được sắp xếp như sau:

Lưu ý: Sort theo tiêu chí Tháng trước, sau đó mới đến Quận

Bước 2: Áp dụng hàm Subtotal trong Excel theo từng Tháng

Chọn toàn bộ dữ liệu cần tính Subtotal (bao gồm cả tiêu đề cột) > Tab Data, nhấp vào nút Subtotal.

Trong hộp thoại Subtotal:

Tại At each change in, chọn Tháng
Tại Use function, chọn Sum
Tại Add subtotal to, tick vào ô Doanh thu và Số lượng

Sau đó nhấn OK

Kết quả: Bảng dữ liệu đã được thống kê theo từng Tháng, nhưng muốn thêm tiêu chí thống kê theo từng Quận thì phải sử dụng Subtotal thêm 1 lần nữa

Bước 3: Áp dụng chức năng Subtotal trong Excel để thống kê theo từng Quận

Chọn toàn bộ dữ liệu sau khi đã áp dụng Subtotal lần 1 > Tab Data, nhấp vào nút Subtotal.

Trong hộp thoại Subtotal:

Tại At each change in, chọn Quận
Tại Use function, chọn Sum
Tại Add subtotal to, tick vào ô Doanh thu và Số lượng
Bỏ dấu tick tại ô Replace current subtotals để bổ sung kết quả Subtotal hiện tại (sau khi thêm tiêu chí Quận)

Nhấp OK để hoàn tất.

Kết quả Subtotal sẽ được tự động tính toán và hiển thị ngay dưới mỗi nhóm dữ liệu.

Bước 4: Ẩn/hiện kết quả Subtotal trong Excel

Sau khi áp dụng Subtotal, bạn có thể:

Nhấp vào dấu + hoặc – bên trái cột nhóm để thu gọn/mở rộng chi tiết kết quả Subtotal.

Nhấp chuột phải vào kết quả Subtotal, chọn Show/Hide Subtotal để ẩn/hiện tất cả Subtotal.

ẩn hiện chức năng subtotal trong excel — *Bước 4 Kết quả cuối cùng*

05 câu hỏi thường gặp về chức năng Subtotal trong Excel

1.Làm thế nào để thêm nhiều hàm tổng hợp khác nhau khi sử dụng hàm Subtotal trong Excel?

Trong hộp thoại Subtotal, đánh dấu chọn vào các hàm mong muốn (Sum, Count, Average…) thay vì chỉ chọn một hàm duy nhất.

2.Subtotal có thể tính theo nhiều cột nhóm khác nhau được không?

Có thể. Hãy lặp lại tất cả các bước ở trên và chọn cột nhóm khác trong hộp thoại Subtotal.

3.Làm sao để xóa bỏ hàm Subtotal trong Excel đã áp dụng?

Nhấp chuột phải vào kết quả Subtotal và chọn Remove All để xóa hết. Nếu muốn xóa từng Subtotal, nhấp chuột phải và Remove.

4.Tại sao phải sắp xếp dữ liệu theo nhóm trước khi dùng hàm Subtotal?

Subtotal yêu cầu dữ liệu phải được sắp xếp theo thứ tự để nhận dạng các nhóm và tính toán chính xác. Vì vậy cần sắp xếp trước khi áp dụng.

5.Có cách nào để sao chép công thức Subtotal sang nhiều ô khác không?

Có. Sao chép công thức bằng cách kéo thả cần điều khiển ở góc dưới bên phải của ô Subtotal. Sau đó dán vào các ô cần sao chép công thức.

Kết luận

Như vậy, bạn đã biết cách áp dụng chức năng Subtotal trong Excel để tổng hợp, tính toán dữ liệu một cách hiệu quả. Chức năng này sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian cho công việc thống kê, phân tích dữ liệu thay vì phải tính toán thủ công. Chúc bạn thành công!

Ngoài ra bạn cũng có thể tham khảo thêm các kiến thức tin học khác tại mục Kiến thức của Tin Học Đại Dương.

>> Bài viết liên quan: Chứng chỉ MOS là gì? Cập nhật mới nhất 2023

⏩Tham khảo Khoá học Tin học từ cơ bản đến nâng cao tại đây. Inbox Tin Học Đại Dương để được tư vấn và đăng ký học ngay trong tháng này để nhận ưu đãi lên đến 40%!