Cách tạo bảng theo dõi tiến độ công việc bằng Excel A-Z

Lập bảng theo dõi tiến độ công việc bằng Excel là một việc vô cùng quan trọng mà bất kỳ Team Leader, nhà quản trị dự án cần có để theo dõi quy trình, tiến độ làm việc của từng nhân viên, từng đầu công việc trong tháng. Tin học Đại Dương sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách thực hiện nhé!

Tin học Đại Dương sẽ lập bảng theo dõi tiến độ công việc cho tháng 8/2024. Bạn có thể áp dụng tương tự cho các tháng còn lại. Kết quả bạn sẽ đạt được trong bài viết này như sau:

• Định dạng Ngày tháng năm cho các ngày trong tháng (ngày 1-30).
• Sử dụng hàm WEEKDAY để tính Thứ cho các ngày trong tháng.
• Ràng buộc dữ liệu Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc công việc với Data Validation.
• Sử dụng Conditional Formatting để xác định Thời gian thực hiện công việc (màu xanh).
• Sử dụng Conditional Formatting để xác định Khối lượng công việc đã hoàn thành (màu đỏ).

=> Khi nhập liệu công việc mới hay có sự thay đổi Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc, Tỉ lệ hoàn thành thì Màu sắc trong bảng cũng thay đổi theo. Màu xanh thể hiện thời gian để thực hiện công việc. Màu đỏ thể hiện khối lượng công việc đã hoàn thành.

=> Bạn sử dụng bảng này để quản lý tiến độ công việc của các thành viên trong nhóm. Ai có khả năng hoàn thành Dealine, ai có khả năng không hoàn thành đúng tiến độ công việc để bạn kịp thời nắm bắt và đôn thúc họ trong công việc hơn.

Lập bảng tiến độ công việc với các nội dung đã xác định

Nhập ngày cho bảng theo dõi tiến độ công việc

Để nhập ngày 1-30, bạn chỉ cần nhập trước ngày đầu tiên và ngày thứ hai. Ví dụ mình đang làm bảng theo dõi tiến độ công việc của tháng 8 thì ngày đầu tiên là 1/8/2024 và nhập ngày thứ hai là 2/8/2024.

Sau đó, vào Format Cell để định dạng lại: Chuột phải >> Format Cell >> Custom >> Type: dd >> OK

Bôi đen hai ô đó, đặt con chuột tại vị trí góc dưới bên phải để xuất hiện dấu cộng để sao chép công thức cho các ngày còn lại (ngày 3 đến ngày 31).

Nhập Thứ cho bảng tiến độ công việc

Nhập công thức vào ô đầu tiên = IF(WEEKDAY(H4)=1; “CN”; “T”&WEEKDAY(H4))

Sau đó, bạn kéo công thức này cho các ngày còn lại.

Giải thích:

• Cú pháp hàm Weekday: =WEEKDAY (Serial_number; [return_type]). Đây là hàm trả về các Thứ trong tuần. Kết quả trả về từ 1-7. Số 1 là Chủ nhật, số 2 là thứ 2, số 3 là thứ 3,…
• Nếu H4 là 1 thì trả về CN (chủ nhật), ngược lại thì sẽ thêm chữ “T” kèm với kết quả trả về của hàm Weekday.

Ngày bắt đầu của bảng tiến độ công việc:

Data >> Data Validation >> Mục Allow: Chọn List >> Mục Source: Dùng chuột bôi đen tất cả các ngày ($H$4:$AL$4) >> OK

Như vậy, các bạn đã có danh sách thả xuống (Drop List) cho ngày bắt đầu của bảng theo dõi tiến độ công việc.

Ngày kết thúc của bảng theo dõi tiến độ công việc:

Data >> Data Validation >> Mục Allow: Chọn Whole Number >> Minimum: =E6 (ít nhất bằng Ngày bắt đầu) >> Maximum: =AL4 (Ngày lớn nhất của tháng 8 là ngày 31) >> OK

Như vậy, các bạn đã có danh sách thả xuống (Drop List) cho ngày kết thúc.

Bạn có thể chọn ngày bắt đầu và kết thúc tùy ý. Nếu ngày bắt đầu và ngày kết thúc chưa đúng định dạng ngày tháng năm thì bạn vào Format cell >> Custom >> Type: dd/mm/yyyy

Định dạng cho các nội dung của bảng tiến độ

Tô màu để xác định ngày bắt đầu đến ngày kết thúc

Vào Conditional Formatting >> New rule.

(Sử dụng Conditional Formatting để tô màu cho các ô thỏa điều kiện (Lớn hơn hoặc bằng Ngày bắt đầu và nhỏ hơn hoặc bằng Ngày kết thúc)

Use a formula to determine which cells to format >> Tại ô Format value, nhập công thức =AND (H$4>=$E6; H$4<=$F6).

Sau đó vào Format, chọn màu để highlight cho dữ liệu (mình chọn màu XANH  trong Fill Effect để bảng được đẹp mắt hơn)>> OK

Như vậy, Excel sẽ tô màu XANH để xác định khoảng thời gian để thực hiện công việc này. Kết quả như sau:

Tô màu để xác định Tỷ lệ hoàn thành công việc của bảng theo dõi tiến độ công việc

Bôi đen vùng dữ liệu của bảng theo dõi tiến độ công việc >> Home >> Conditional Formatting >> New rule.

Ngày hoàn thành= Ngày bắt đầu + (Ngày kết thúc – Ngày bắt đầu)* Tỉ lệ hoàn thành

Ví dụ: Ngày bắt đầu là 1/8/2024 (ô E5). Ngày kết thúc là 8/8/2024 (ô F5). Tỉ lệ hoàn thành là 30% (G5)

Ngày hoàn thành = E5 + (F5-E5)* G5= 45507,1 (kết quả khi chưa định dạng kiểu ngày tháng năm)

=> Kết quả ra bị lẻ, vì vậy phải sử dụng hàm Round

Chọn dòng cuối cùng Use a formula to determine which cells to format  >> Nhập công thức =AND(H$4>=$E6;H$4<=$E6+ROUND(($F6-$E6)*$G6;0))

Sau đó vào Format, chọn màu để highlight cho dữ liệu (Mình chọn màu ĐỎ trong Fill Effect để bảng được đẹp mắt hơn)>> OK

Kết quả cuối cùng của bảng theo dõi tiến độ công việc:

Hy vọng bài viết này hữu ích và giúp bạn tạo bảng theo dõi tiến độ công việc bằng Excel thành công!