Cách Lọc dữ liệu trong Excel dễ hiểu nhất

/ tinhocdaiduong / 28/02/2023

Lọc dữ liệu trong Excel là bước cực kì quan trọng đối với những ai thường phải tiếp xúc nhiều với các bảng dữ liệu. Sếp giao nhiệm vụ cho bạn là tạo bộ lọc cho bảng đó nhưng bạn không biết cách làm nào phù hợp để xem kết quả lọc mà vẫn giữ nguyên dữ liệu gốc. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách sử dụng hàm FILTER để lọc dữ liệu trong Excel nhé!

Các bước giúp lọc dữ liệu trong Excel

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần lọc bằng cách bôi đen tất cả vùng dữ liệu của bảng, hoặc chọn hàng đầu tiên của bảng

Bước 2: Tại tab Home, chọn Sort & Filter > Filter

Hoặc tại tab Data, chọn Filter

Cách sử dụng bộ lọc Filter mặc định (Auto Filter) để lọc dữ liệu:

Bước 1: Nhấn vào dấu mũi tên bên cạnh mục cần lọc
Bước 2: Tick chọn các tiêu chí lọc. Chẳng hạn trong ví dụ sau, để hiển thị những người có giới tính nam, chúng ta cần tick chọn vào ô “Nam”.
Bước 3: Nhấn OK để tiến hành lọc. Khi đó, những hàng thỏa mãn điều kiện lọc sẽ được hiển thị, những hàng còn lại sẽ tạm thời bị ẩn đi.

Công thức hàm FILTER dùng để lọc dữ liệu trong Excel:

= FILTER (array,include,if_empty)

Trong đó:

Array (bắt buộc): Vùng dữ liệu cần lọc
Include (bắt buộc): Điều kiện lọc và cột dữ liệu cần lọc
If_empty (không bắt buộc): Kết quả trả về trong trường hợp không có giá trị thỏa mãn điều kiện

Một số lưu ý về hàm FILTER:

Hàm FILTER chỉ hỗ trợ phiên bản Excel 365

Tham số [Array] không bắt buộc phải chứa hàng tiêu đề
Tham số [Include] bắt buộc phải có số hàng hoặc số cột tương ứng với vùng dữ liệu cần lọc
Kết quả trả về dưới dạng mảng dữ liệu, không đi kèm định dạng của vùng dữ liệu gốc

Một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm FILTER:

Lỗi #CALC! sẽ xuất hiện khi không có giá trị thỏa mãn điều kiện lọc. Khi đó, bạn có thể điền thêm tham số [If_empty]

Lỗi #NA!, #VALUE!,… sẽ xuất hiện nếu cột chứa dữ liệu trong tham số [Include] có chứa giá trị lỗi hoặc tham số [Include] không phải là điều kiện hợp lý, ví dụ như số hàng không tương ứng với vùng lọc. Khi đó, bạn cần điều chỉnh lại tham số [Include] cho phù hợp

Lỗi #REF! sẽ xuất hiện nếu bạn cần lọc dữ liệu từ bảng tính hoặc trang tính khác nếu trang tính đó đang bị đóng. Bạn có thể cập nhật lên phiên bản Excel 365 mới nhất để khắc phục tình trạng này

Lỗi #SPILL! sẽ xuất hiện nếu trong vùng xuất kết quả có chứa lẫn các giá trị nào khác. Khi đó, bạn cần đảm bảo không có giá trị nào khác nằm lẫn trong vùng này.

Kết luận: Vậy là chúng ta đã tìm hiểu xong Cách lọc dữ liệu trong Excel và cách khắc phục một số lỗi thường gặp trong lúc lọc mà ai cũng nên biết để thao tác nhanh hơn với các bảng số liệu.

Hi vọng bài viết sẽ đem lại những kiến thức bổ ích để mọi người có thể dễ dàng áp dụng. Chúc bạn thành công!

Nếu bạn muốn biết thêm nhiều Kiến thức về Tin học văn phòng, hãy follow Fanpage Tin Học Đại Dương để cập nhật những mẹo tin học mới nhất nhé!