Tất tần tật 6 bước Trộn thư trong Word cực dễ hiểu

Mail Merge, hay còn gọi là trộn thư trong Word, là một tính năng có tính ứng dụng cao và cũng là dạng thao tác thường xuất hiện trong các đề thi tin học. Việc sử dụng Mail Merge cho phép user tạo ra hàng loạt các bức thư hoặc email cá nhân hóa, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất công việc.

Dưới đây, Tin Học Đại Dương sẽ hướng dẫn chi tiết cách làm Mail Merge trong Word, các bạn theo dõi trong bài viết dưới đây nhé!

Cách sử dụng Mail Merge trong Word

Bạn có thể sử dụng Mail Merge để tạo và gửi hàng loạt email hoặc thư tùy chỉnh cho một số lượng lớn người nhận.

Quá trình Mail Merge trong Word giúp kết hợp thông tin từ một nguồn dữ liệu, chẳng hạn như một bảng tính Excel hoặc một cơ sở dữ liệu Access, với mẫu email hoặc thư đã được thiết kế trước đó.

Trộn thư trong Word giúp bạn giải quyết một số vấn đề liên quan đến việc gửi thông điệp cho nhiều người, ví dụ như:

• Gửi thư mời cá nhân hóa: Khi bạn tổ chức một sự kiện lớn hoặc buổi tiệc, việc gửi thư mời cá nhân hóa sẽ tạo được ấn tượng mạnh mẽ hơn và thu hút sự chú ý của người nhận.
• Gửi bản tin hoặc thông báo: Nếu bạn là chủ sở hữu doanh nghiệp hoặc quản lý một tổ chức, việc gửi email cá nhân hóa đến khách hàng, nhân viên, hoặc đối tác là một cách hiệu quả để truyền đạt thông tin mới nhất.
• Tạo danh sách liên lạc: Mail Merge trong Word cho phép bạn nhập liệu từ nhiều nguồn khác nhau và tạo danh sách liên lạc hoàn chỉnh một cách dễ dàng và thuận tiện.
• Tạo thư bán hàng: Khi bạn muốn gửi thư bán hàng đến khách hàng tiềm năng, Mail Merge trong Word giúp bạn tạo ra các bức thư được cá nhân hóa và mang tính thuyết phục cao.
• Gửi thư cám ơn: Để tri ân khách hàng hoặc đối tác của bạn, việc gửi thư cám ơn là một cách tuyệt vời để thể hiện lòng biết ơn và tạo sự gắn kết.

Hướng dẫn 06 Bước trộn thư trong Word vô cùng đơn giản!

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu nguồn

Nguồn dữ liệu này có thể là một file Excel chứa danh sách khách hàng, các trường thông tin riêng như tên, địa chỉ email, số điện thoại,…hoặc một bảng Access, danh bạ trong Outlook.

Lưu ý: Hãy chắc chắn rằng các trường thông tin này được đặt trong các cột riêng biệt.

Bước 2: Tạo tài liệu gốc

Tiếp theo, bạn cần tạo một mẫu email hoặc thư trong Word. Tài liệu gốc này sẽ được sử dụng để gửi đi hàng loạt cho các đối tượng trong danh sách. Bạn có thể thiết kế theo ý thích hoặc sử dụng một mẫu sẵn có.

Các loại mẫu sẵn có từ Word bao gồm: “Letters” (thư), “Email Messages” (email), “Envelopes” (phong bì), “Labels” (nhãn), và “Directory” (danh bạ).

Bước 3: Kết nối nguồn dữ liệu

Ở file tài liệu gốc, vào thẻ Mailings > Select Mail Merge > Step-by-step Mail Merge Wizard…
Sau đó ở bên phải sẽ hiện lên thanh hộp thoại Mail Merge, nhấn Next bỏ qua 2 bước đầu tiên

Ở Step 3, ở mục Use an existing list, bạn click vào Browse, sau đó tìm vị trí Dữ liệu nguồn mà bạn đã chuẩn bị ở Bước 1, sau đó nhấn OK 2 lần

Lưu ý:

• Nếu file Excel có nhiều sheet hãy chọn đúng sheet có dữ liệu mình cần
• Nếu bạn sử dụng danh sách liên lạc của Outlook, chọn “Select from Outlook Contacts”

Bước 4: Đặt các điểm chèn dữ liệu ở những vị trí mong muốn

Bạn có thể thiết kế tài liệu của mình với các phần tử cá nhân hóa bằng cách chèn các trường dữ liệu từ nguồn dữ liệu

Ví dụ: Nếu bạn muốn chèn tên trường, bạn có thể đặt con trỏ ở vị trí mong muốn, chọn Insert Merge Field > “Tên_Trường”, làm tương tự cho các vị trí còn lại.

Đây là kết quả sau khi chèn xong!

Bước 5: Chỉnh sửa danh sách người nhận

Sau khi kết nối với nguồn dữ liệu, bạn có thể chỉnh sửa danh sách người nhận. Bạn có thể thêm hoặc xóa người nhận, và chỉnh sửa thông tin cá nhân nếu cần thiết.

Lưu ý: Nếu dữ liệu nhiều và có điều kiện để được nhận thư, hãy click vào chức năng Filter để lọc danh sách

Bước 6: Thực hiện Mail Merge

Sau khi danh sách khách hàng và nội dung đã chính xác, nhấn Next 3 lần để tới Step 6, khi đó
• Chọn Print để in văn bản giấy ngay lập tức
• Chọn Edit individual letters… để tạo ra các bản sao tài liệu với dữ liệu từng người nhận, sau đó chúng ta có thể in hoặc gửi tài liệu qua e-mail

Cuối cùng, sau khi xác nhận rằng tất cả đều đúng, bạn có thể gửi hàng loạt email hoặc thư tới các người nhận đã được chỉ định từ nguồn dữ liệu của mình. Quá trình Mail Merge sẽ tự động thay thế các trường thông tin tương ứng trong mẫu với dữ liệu từng người nhận.